כך תנהלו נכון את התפעול הפנסיוני בעת סיום העסקת עובד

בשוק העבודה של השנים האחרונות, עובדים רבים מחליפים עבודה ועוברים בין ארגונים בתדירות גבוהה יותר מאשר בעבר, כאשר משבר הקורונה העצים את התופעה הזו עוד יותר. כמובן שגם מצד מעסיקים יכולים להתרחש שינויים ארגוניים, שיחייבו סיום עבודה של מי מעובדיהם, לצרכי ייעול והתאמה לעולם המשתנה. 

בעת סיום עבודה מתקיים תהליך בין המעסיק, העובד, הקופות האישיות שבהם מנוהל החיסכון הפנסיוני של העובד וכן רשות המיסים, וזאת במטרה לייצר את הרישום והמסמכים הנדרשים בעניין כספי הפיצויים שלהם זכאי העובד וכן לצורך רציפות ביטוחית בתוכנית הפנסיונית ושמירת הזכויות של העובד.

מדובר באחד התהליכים הארגוניים המורכבים יותר שבין מעסיק לעובד. אם כך, מה האחריות של המעסיק בתוך התהליך? איזו תמיכה המעסיק יכול לקבל במסגרת שירותי התפעול שמעניק לו מנהל ההסדר? איך הופכים את התהליך לפשוט ויעיל יותר?
לא פחות חשוב מכל זה, איך דואגים שהעובד לא ילך לאיבוד לאורך הדרך?
כל זאת ועוד במאמר שלפניכם. 

נקודת ההתחלה: הודעה על עזיבת עבודה

בשלב ראשון, על המעסיק להעביר הודעת עזיבת עבודה לרכז התפעול הפנסיוני. חשוב שהודעת העזיבה תישלח בשלב מוקדם ככל שניתן, לצורך הכנת הנתונים לטיפול בסיום העבודה וכן לצורך שחרור כספי הפיציים בסמוך לסיום העבודה, וזאת על מנת שלא יהיה מצב של הלנת שכר. ניתן להכין טפסי 161 למס הכנסה עד חודשיים לפני מועד סיום העבודה תוך דיווח של עד 2 פרמיות עתידיות. 

הודעת העזיבה תכלול בין היתר: נתוני שכר אחרון, תאריך תחילת עבודה ותאריך סיום עבודה, מידע לגבי זכאות העובד להשלמת פיצויים או למענקי פרישה וכן נתונים נוספים הנדרשים למילוי טופס 161.

תהליך עזיבת עובד באמצעות ממשק דיגיטלי מלא

אתר המעסיקים של אגם לידרים מאפשר למעסיקים לשלוח הודעת עזיבה באופן דיגיטלי, דיווח על עזיבת העובד מתבצע אונליין, המערכת מאפשרת למעסיק להזין את נתוני הסכם העסקה, האם יש או אין סעיף 14 בחוזה, האם הופרשו כספים בהתאם לפנסיית החובה, מידע על הצורך בהשלמת פיצויים, דיווח על חל"ת ועוד.

דיווח פיצויים שחויבו בשווי מס 

החל משנת 2017 הפקדת פיצויים שוטפת מעל לתקרת ההפקדה לפיצויים חייבת בשווי מס. נכון לשנת 2022 תקרת ההפקדה לפיצויים עומדת על 34,900 ₪. כלומר, כל הפקדה לפיצויים מעל שכר של 34,900 תחויב במס בעת ההפקדה. מכיוון שהעובד משלם מס עבור החלק היחסי של הפיצויים מעל התקרה, ישנה חשיבות לוודא כי העובד לא ישלם כפל מס בעת המשיכה. לצורך כך, נדרש מהמעסיק לצרף לדיווח על הודעת עזיבה פירוט לגבי הפקדות פיצויים שחויבו בשווי מס בעת הפקדתן. 

במרבית תוכנות השכר קיימת תמיכה לנושא, כך שניתן להדפיס פלט המפרט את שווי המס ששולם על פיצויים מאז 2017 ועד מועד סיום עבודה. 

הנתונים הללו יקבלו ביטוי באמצעות נספח לטופס 161 שידווח למס הכנסה כך שפקיד השומה יוכל לבצע התחשבנות, תוך שהוא מבחין בין פיצויים שחויבו בשווי מס לבין פיצויים שלא חויבו בשווי מס.  

הכנת יתרות פיצויים

מרגע קבלת ההודעה על עזיבת העובד, מנהל ההסדר יפעל מול כל הגופים המוסדיים בהם נצברו ערכי פיצויים מתקופת ההעסקה וכן יבצע בקרת סבירות כדי לוודא שהסכומים שדווחו תקינים ותואמים את סך ההפקדות שבוצעו ע"י המעסיק. לאחר-מכן, יעביר לידי המעסיק את יתרות הפיצויים לרבות הוספת פרמיה עתידית כפי שדווחה בהודעה. אם דווחה זכאות להשלמה, יבוצע חישוב השלמה ויועבר יחד עם היתרות לאישור המעסיק.

טופס 161 – הודעת מעסיק על פרישת עובד מעבודה

טופס 161 הינו טופס דיווח של מעסיק על סיום עבודה, שבו מדווח המעסיק לפקיד השומה על סכומי הפיצויים ששולמו לעובד בעת סיום העבודה. 

בטופס זה המעסיק מפרט את סכומי הפיצויים ששולמו לעובד במזומן ו/או סכומים ששולמו לקופות האישיות באופן שוטף או כהפקדה חד-פעמית בעת סיום העבודה. כמו-כן, מפורטים נתוני הוותק, השכר האחרון, תקופות העסקה ועוד.

החלק האחרון בטופס, הינו סעיף יא', שבו רשאי המעסיק לבצע התחשבנות עבור העובד, בהתאם לכללים שהוגדרו ע"י רשות המיסים. המשמעות היא שהמעסיק יציין את חלק הפיצויים הפטור ממס עד התקרה, ויגדיר בכל קופה אם כל הפיצויים מיועדים לקצבה/פטור ניכוי מס וכדומה. 

מצד אחד, ביצוע התחשבנות ע"י מעסיק יחסוך מהעובד את הטרחה שבביצוע התחשבנות מול מס הכנסה ויאפשר לו טיפול מהיר יותר בכספי הפיצויים מול הגופים המוסדיים, אולם לא בכל המצבים רשאי המעסיק למלא את סעיף יא'. כדי שיהיה ניתן למלא סעיף יא יש לקבל תחילה טופס 161א'  חתום בידי העובד, שכן  ביצוע התחשבנות מס לעובד על כספי הפיצויים חייב לתמוך ברצונו של העובד ובהחלטות שקיבל לגבי כספי הפיצויים. 

גם כאן, מנהל ההסדר המעניק שירותי תפעול למעסיק וגם שירותי שיווק לעובד, יסייע למעסיק ולעובד. בעל רישיון ישוחח עם העובד, יפרט בפניו את סכומי הפיצויים, האפשרויות שעומדות בפניו לרבות התייחסות לנושא מיסוי על כספי הפיצויים, השפעות על הקצבה בגיל פרישה באם יחליט לפדות כספים, כולל הסבר לגבי מקלטי המס שקיימים לעובד. כך יוכל העובד לקבל החלטה מושכלת בעניין כספי הפיצויים, ימלא טופס 161 א' ורק לאחר מכן יכין מנהל ההסדר טופס 161 לרבות סעיף יא' ככל שמתיר זאת מס הכנסה.

השלמת פיצויים או מענקים בפרישה 

אחת הסוגיות המורכבות לעובד ולמעסיק בנקודת זמן זו, נוגעת לביצוע השלמת פיצויים או תשלום מענקים בסיום עבודה. כיום, עובדים רבים מבינים את חשיבות החיסכון הפנסיוני ובוחרים לקבל את השלמת הפיצויים בקופה אישית ולא במזומן ובכך מעדיפים לממש מקלטי מס כגון רצף זכויות. 

ביצוע תשלום במזומן של מענקים או השלמות פיצויים בסיום עבודה, יהיה כרוך במקרים רבים בתשלום מס. לכן, חשוב לקבל ליווי הן למעסיק והן לעובד בצומת ההחלטות על-מנת לפרוס בפני  העובד את מגוון האפשרויות ואת ההשלכות הכרוכות בכל החלטה. כך, לפי החלטת העובד, ובהתאם לאישורי פקיד שומה יוכל המעסיק לבצע הפקדה חד-פעמית של כספי הפיצויים לקופה אישית במקום לממש אותם מיד בסיום עבודה לעיתים בתשלום מס גבוה.

מנהל הסדר פנסיוני הוא גורם משמעותי בתהליך כזה מכיוון שהוא נותן את המענה המקצועי לעובד, ואותן החלטות שמקבל העובד באות לידי ביטוי בטופס 161א'. 

באגם לידרים אנו מסייעים לעובד גם מול רשות המיסים, מציידים את העובד בכל המסמכים הנדרשים לו כדי שיוכל לקבל אישורים מתאימים מרשות המיסים .

עזיבת עבודה - חווית העובד

לא פעם סיום עבודה טומן בחובו רגישויות רבות אצל העובד שכן לעיתים הוא מתקיים בנסיבות פחות נעימות, ובכל מקרה מדובר בתהליך שבו העובד נדרש לטפל במוצרים הפנסיוניים שלו כאשר הוא עומד ברשות עצמו מול הגופים המוסדיים ומול רשות המיסים. אין לעובד בשלב זה מורה נבוכים שינווט אותו בסבך הבירוקרטיה.  

מנהל הסדר המעניק שירותי תפעול למעסיק ושירותי שיווק לעובד יוכל ללוות את העובד בתוך התהליך - החל משיחה עם בעל רישיון לצורך קבלת החלטות בנוגע לכספי הפיצויים ומילוי טופס  161א', שמירת זכויות במוצרים הפנסיוניים בהתאם למצבו של העובד עד למציאת מעסיק חדש וכן ליווי מול הגופים המוסדיים בכדי לוודא ביצוע הבקשות. 

לסיכום, סיום עבודה הוא אירוע מורכב העלול ליצור קושי הן אצל העובד והן אצל המעסיק. לכן אנו באגם לידרים מלווים את הצדדים השונים לאורך התהליך, על מנת לפשט אותו עד כמה שניתן. הליווי כולל מתן מעטפת שירותים אשר חשובה מאוד עבור העובד ונותנת לו מענה לצרכים המשתנים לאחר סיום העבודה וכן מתחשבת בזכויות וחובות המעסיק לאורך הדרך.

*אגם לידרים היא חברה המתמחה בניהול הסדרים פנסיוניים משנת 1992, ומעניקה שירות מקצועי ואיכותי לכ- 250,000 לקוחותיה, מדי יום.

*מודגש בזאת כי המידע האמור אינו מהווה משום ייעוץ ו/או שיווק מכל סוג שהוא. לקבלת שירותי שיווק פנסיוני אנא צרו קשר עם אגם לידרים לצורך תיאום פגישה עם בעל רישיון.