במסגרת הרפורמה בתהליכי סליקת הכספים משנת 2016, נקבעה חובת דיווח על הפקדת תשלומים באופן דיגיטלי ובקובץ במבנה אחיד הנקרא ממשק מעסיקים. למעשה, הרפורמה יישרה קו באופן הדיווח של מעסיקים על הפקדות תשלומים לחיסכון הפנסיוני של עובדיהם, ובנוסף לממשק מעסיקים, קבעה גם כי באחריות חברות הביטוח להעביר משוב הנקרא היזון חוזר, שמטרתו לבקר את תהליך הפקדות הכספים במוצרים הפנסיוניים של העובדים.
נתחיל מההתחלה, מהו ממשק מעסיקים?
ממשק מעסיקים זהו הפורמט ואופן הדיווח של הפקדות תשלומי המעסיק עבור המוצרים הפנסיוניים של עובדיו, שנקבע בשנת 2016 וכולנו מחוייבים לפעול לפיו. הדיווח צריך להתבצע בתצורת קובץ שכר בעל מבנה אחיד, המתבסס על נתוני מערכת השכר. על הקובץ לכלול את פרטי העובד והסטטוס שלו, פרטי המעסיק, פירוט המוצרים הפנסיוניים ורכיבי השכר.
באחריות המעסיק להפיק את הקובץ מתוכנת השכר מדי חודש בחודשו, ולהעביר אותו לסוכנות הביטוח או מנהל ההסדר הפנסיוני של החברה. אלה יבצעו בקרה על הנתונים שבקובץ ויעבירו דיווח לכל הגורמים הרלוונטיים, לרבות חברות הביטוח. אם ישנם אי התאמות או פערים בין הנתונים שהתקבלו בקובץ לבין מערכת הגביה, מחובתו של מנהל ההסדר הפנסיוני להתריע בפני המעסיק על הפערים.
בקרה לקובץ שכר - איך זה מתבצע?
- סוכנות הביטוח קולטת את קובץ השכר ששלח המעסיק במערכת הגביה, ובמערכת מתבצעת השוואה בין תיקי העובדים לבין התשלומים שהתבצעו בפועל. בשלב זה, סוכנות הביטוח מבצעת בקרה ראשונית ומזהה מקרים של אי התאמות בין הנתונים הקיימים לאלה שהתקבלו בקובץ השכר.
- סוכנות הביטוח מתריעה בפני המעסיק על הפערים שזוהו בין הנתונים הקיימים לאלו שהתקבלו בקובץ השכר, כמו למשל: אי התאמה בין תשלום כולל לבין הדיווח שהתקבל בקובץ, שגיאות שזוהו בהפקדה ויש לתקן בחודש העוקב, וגם מקרים בהם נדרשת פגישה עם העובד לצורך התאמת חוקת השכר לשינויים בשכר שלו.
- בשלב האחרון בתהליך הבקרה, סוכנות הביטוח מעבירה ליצרנים השונים, הלא הם חברות הביטוח, בתי ההשקעות וקרנות הפנסיה, את קובץ השכר הסופי באופן מאובטח, בסמוך לביצוע התשלום בפועל.
היזון חוזר, על שום מה?
בהמשך לקביעת הרפורמה, חובת השימוש בממשק מעסיקים לא מסתיימת בתהליך הבקרה ובתשלום הכספים לעובדים. היצרנים השונים, וביניהם חברות הביטוח, מחוייבים להעביר משוב, הנקרא גם היזון חוזר, בנוגע לקליטת קובץ השכר וכן לגבי קליטת הכספים למוצרים הפנסיוניים של העובדים.
לאחר ביצוע היזון חוזר ראשוני, היצרן מאשר את תקינותו של קובץ השכר, ולסיום מתבצע היזון חוזר מסכם. בהיזון המסכם, היצרן מספק פירוט על קבלת הכספים לחשבונו, וכן על אופן קליטת הכספים, עם פירוט רכיבי השכר, במוצרים הפנסיוניים של העובדים.
בסופו של תהליך, מנהל ההסדר הפנסיוני מטעם המעסיק מטפל בכל היזון שאינו תקין, פערים או שגיאות העולים בתהליך הבקרה. כל טיפול שכזה מותנה כמובן בשיתוף פעולה של החברה / המעסיק / מי מטעמו, הגופים המוסדיים והעובדים.
עדכונים בסטטוס העובד
כחלק מממשק המעסיקים, קיים שדה חשוב וחיוני הנקרא סטטוס עובד, בו יש לדווח באופן שוטף את פרטי שכר העובד וסטטוס העובד. העדכונים המהותיים לשדה סטטוס עובד הם עדכון שכר או אחוז משרה, דיווח על חל״ת, עדכון מצב משפחתי או שינוי תחום העיסוק של העובד. לכל אחד ממצבים אלה תיתכן השפעה על המוצר הפנסיוני של העובד והכיסוי הביטוחי, וההשלכות לכך יכולות להיות משמעותיות לטווח הארוך.
התקנה מחייבת לדווח על כל שינוי או הפסקה בתשלום רכיב פנסיוני באותו החודש בו זה מתבצע, ולא רטרואקטיבית. כך, היצרנים השונים מקבלים תמונת מצב בזמן אמת, עם שליחת קובץ השכר, ומשם מונע המשך התהליך.
הנושא חשוב במיוחד בימים אלה, בהם עובדים רבים נמצאים בחל״ת וחשוב שישמר להם הכיסוי הביטוחי מול חברות הביטוח השונות, וכמובן לכם, המעסיקים, לא תישלח הודעת חוב אם דאגתם לעדכן סטטוס בזמן אמת, בממשק המעסיקים. סיטואציה נוספת היא זו של עובדים המסיימים את חל״ת הקורונה וחוזרים למקום עבודתם האחרון, או מתחילים לעבוד במקום עבודה חדש, ולהם הכרחי לעדכן סטטוס עובד בממשק המעסיקים, בזמן אמת.
ממשק מעסיקים באגם לידרים
אגם לידרים מציעה לך, מעסיק יקר, ניהול הסדרים פנסיוני מתקדם ומקצועי, העומד בדרישות הרגולציה, כולל זמינות ושקיפות של סטטוס ההפקדות בקליק פשוט, והכל באתר אחד.
בפלטפורמה שלנו, תוכל לשלוח את קובץ השכר באופן מקוון ונוח. בנוסף, הפלטפורמה מספקת לך בקרה וזמינות לכל המידע על עובדי החברה והמוצרים הפנסיוניים, באזור המעסיקים הייעודי. תוכל לבחון את סטטוס ההיזונים החוזרים בכל עת ובלי תלות בסוכן שלך, ולקבל תמונת מצב חודשית ושנתית על כלל הרכיבים הפנסיוניים של עובדי החברה בקלות.
פלטפורמה מתקדמת, בליווי תהליכי עבודה נכונים ושירות מקצועי, יאפשרו לך, המעסיק, לנהל את התשלומים הפנסיוניים של עובדי החברה באופן תקין וכחוק. ועם כזו יסודיות, אפשר לישון טוב בלילה.
חולמים על ממשק מעסיקים פשוט וידידותי? הירשמו וקבלו הצצה לפלטפורמה המתקדמת לניהול פנסיוני בעסק
אגם לידרים היא חברה המתמחה בניהול הסדרים פנסיוניים משנת 1992, ומעניקה שירות מקצועי ואיכותי לכ- 250,000 לקוחותיה, מדי יום.
*מודגש בזאת כי המידע האמור אינו מהווה משום ייעוץ ו/או שיווק מכל סוג שהוא. לקבלת שירותי שיווק פנסיוני אנא צרו קשר עם אגם לידרים לצורך תיאום מול בעל רישיון.
